Компании увеличивают инвестиции в технологии поиска, кейсменеджмент,
мобильность, Enterprise 2.0 и использование ЭП. Эти и другие наблюдения
представлены в отчете ежегодного исследования проекта DOCFLOW, обобщающего
опыт заказчиков ECM-решений.
Информационно-аналитический проект DOCFLOW подвел итоги ежегодного исследования российского рынка СЭД и ECM-решений.
Предметом изучения является опыт и потребности заказчиков в использовании
технологий управления документами и корпоративной информацией. В отчете
DOCFLOW приводятся данные опроса 1118 респондентов, проведенного с мая по
июль 2014 года, а также сравнение с результатами прошлых лет. Для
обеспечения корректности выборки в исследовании приняли участие
представители компаний различного размера из самых разных отраслей экономики.
Более половины респондентов занимают руководящие должности. В состав
Респондентов вошли представители отделов ИТ, ДОУ, административных, финансовых
структур.
Ключевые тенденции использования ECM-технологий:
* Проникновение ECM-технологий стало массовым для организаций среднего и
крупного размера. К началу 2015 года лишь 2% компаний не используют и не
планируют использование ИТ-решений в области управления корпоративным
контентом. В 2012м году этот показатель составлял 23%. Завершили внедрение
СЭД/ECM системы полностью к середине 2014-го года уже 56% компаний, что на
15% больше, чем годом ранее. 40% на момент проведения опроса (май-июль
2014 г) находились в процессе внедрения. Таким образом, к текущему моменту
достигнуто достаточно заметное насыщение рынка.
* Еще одним свидетельством зрелости российского рынка ECM является
готовность компаний к системному решению ECM-задач: к внедрению технологий
на уровне всей организации. 39% компаний видят своей стратегией внедрение
комплексной, единой в масштабе компании системы.
* СЭД и ECM-системы продолжают рассматриваться, в первую очередь, как
средство автоматизации бизнес-процессов. Неопределенность организационных
процессов входит в тройку главных проблем в управлении данными, а
возможность их оптимизации и повышения эффективности бизнеса — на первом
среди стимулов к внедрению СЭД или ECM-решения.
* Следующим этапом развития компаний станут инициативы по повышению
эффективности работы уже внедренных систем. Это будет осуществляться как
раз счет интеграции приложений и технологий, так и за счет оптимизации
бизнес-процессов. Даже в компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне
организации, по-прежнему, 38% важных для бизнеса документов не попадает в
СЭД сразу в процессе появления документов в организации. В организациях,
независимо от стадии, на которой находится проект, удобный эффективный
автоматический ввод данных в СЭД налажен лишь в 10%
компаний.
* Также важным следующим этапом развития корпоративных систем управления
контентом станет улучшение находимости информации в системах и за
пределами организации. Наиболее частой проблемой в управлении данными уже
несколько лет является поиск нужных документов и дублирование информации.
Эти сложности актуальны, на сегодняшний день, для 65% респондентов. При
этом, в 38% компаний нет корпоративных систем поиска. Найти информацию во
внутренних системах компании сложнее, чем в Интернете для 60% организаций.
Вместе с тем, компании начинают понимать
необходимость современных технологий умного поиска в рамках систем
управления контентом: 27% организаций планировали увеличение инвестиций в
технологии корпоративного поиска в этом году по сравнению с 2013м.
* Также заметно выросли инвестиции компаний в такие технологии как:
кейсменеджмент (33% компаний планировали увеличение инвестиций в этой
области), мобильность (33%), сохранность документов (31%), использование
электронной подписи (30%), а также портальные решения (30%).
* Задача поиска информации становится неразрывно связанной с задачами ее
обработки и анализа — получения дополнительной бизнес-значимой информации
на основе данных, хранимых в системах компании или вовне. Наиболее
востребованы инструменты анализа таких источников информации, как
необъединенные хранилища данный и разрозненные файлы (55% организаций
заинтересованы в такого рода аналитике); информация в СЭД (52%), анализ
e-mail переписки (49%). Наиболее востребованные виды анализа: поиск по
ключевым словам и фразам в тексте (73%), построение прогнозов и
моделирование (52%), изучение трендов и взаимосвязей (51%), отслеживание
веб-статистики (51%). При этом, спрос на инструменты анализа всех типов
гораздо выше, чем «реализация» этой потребности: процент компаний, которые
хотят иметь инструменты для анализа данных, выше, чем тех, кто уже ими
обладает.
* Еще одним растущим трендом является готовность заказчиков ECM-систем к
удовлетворению запросов пользователей приложений (сотрудников компании).
Простота использования системы выходит на первое место среди критериев при
выборе решения. Далее учитывается надежность, простота внедрения и
интеграции.
* Мобильность, как тренд, становится базовой необходимостью. Мобильный
доступ к ECM-системе /СЭД есть уже в 53% компаний. Еще 18% планируют
внедрить. Примечательно, что в трети организаций доступ к данным
корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех
сотрудников компании. Сервисы Enterprise 2.0 актуальны уже для 70%
компаний; 30% увеличили инвестиции в эти технологии в 2014 году. При этом,
наиболее востребованными технологиями класса Enterprise 2.0 являются
инструменты совместной работы с документами и файлами.
В целом, исследование опыта заказчиков ECM 2014 показывает высокий уровень
зрелости компаний, готовность к повышению эффективности уже внедренных
решений, устранению несовершенств в бизнес-процессах, комплексному
подходу. Компании все больше осознают возможности систем для вовлечения
сотрудников, клиентов и партнеров, коллективной работы с данными. Большую
роль в проектах вскоре станет играть спрос на развитие возможностей поиска
и анализа данных в рамках ECM-приложений. Можно предположить, что залогом
успеха коммуникации на рынке станет
предложение точечных индивидуальных решений, исходя из специфики бизнеса,
на примерах уже реализованных проектов.
С 2010 года ежегодно DOCFLOW публикует обзоры рынка ECM на
основе данных опросов в сотрудничестве с авторитетными отраслевыми
изданиями.
DOCFLOW –информационно-аналитический проект на рынке электронного
документооборота и управления корпоративной информацией в России и СНГ,
объединяющий регулярные отраслевые выставки и конференции,
специализированный портал, обучающие программы, сертификацию и экспертные
исследования.